Membuat SOP (Standar Operasional Prosedur) yang sesuai dengan standar ISO adalah langkah penting untuk memastikan bahwa operasi bisnis berjalan dengan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
SOP yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik tidak hanya membantu dalam mencapai efisiensi operasional, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap persyaratan yang berlaku untuk ISO. SOP yang berlaku sesuai standar ISO dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan dan memudahkan proses audit sertifikasi.
Namun, menyusun standar operasional yang sesuai dengan standar ISO memerlukan pendekatan yang terstruktur dan melibatkan berbagai pihak di dalam organisasi. Ada banyak elemen yang perlu perhatian, mulai dari pemahaman mendalam tentang standar ISO hingga pelibatan tim operasional untuk memastikan SOP tersebut dapat berjalan dengan baik. Tanpa perencanaan yang matang, standar yang tersusun dapat menghambat proses audit dan menyebabkan ketidaksesuaian dengan standar yang berlaku.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tips penting untuk menyusun SOP yang sesuai dengan standar ISO, serta memberikan studi kasus yang menunjukkan bagaimana sebuah perusahaan berhasil mengimplementasikan sesuai dengan standar tersebut.
Konsultasikan penyusunan peraturan dan SOP perusahaan Anda di sini
Memahami Persyaratan Standar ISO dalam Membuat SOP
Langkah pertama dalam membuat SOP yang sesuai dengan standar ISO adalah memahami persyaratan yang berlaku oleh ISO. Setiap standar ISO memiliki fokus yang berbeda, sehingga penting untuk mengidentifikasi standar mana yang relevan dengan perusahaan.
1. Mengidentifikasi Standar ISO yang Tepat
ISO memiliki berbagai standar, seperti ISO 9001 untuk manajemen mutu, ISO 14001 untuk manajemen lingkungan, dan ISO 27001 untuk keamanan informasi. Perusahaan harus terlebih dahulu menentukan standar mana yang paling sesuai dengan bisnis mereka. Misalnya, perusahaan yang fokus pada kualitas produk dan layanan harus merujuk pada ISO 9001.
Setelah memilih standar yang tepat, penting untuk mempelajari dokumen-dokumen terkait dan memastikan bahwa semua persyaratan dalam standar tersebut dipahami oleh tim. Memahami standar yang relevan membantu memastikan bahwa SOP yang dapat memenuhi semua kriteria yang diperlukan untuk sertifikasi ISO.
2. Menggali Persyaratan Khusus dari Standar
Setiap standar ISO memiliki persyaratan khusus penerapannya dalam SOP. Oleh karena itu, tim yang bertanggung jawab harus menggali dan mencatat semua persyaratan yang relevan, seperti kebutuhan dokumentasi, prosedur pengendalian, serta langkah-langkah koreksi dan pencegahan. Pemahaman yang jelas tentang persyaratan ini akan mempermudah proses penyusunan yang sesuai dengan standar ISO.
Dengan mengikuti setiap persyaratan secara detail, perusahaan dapat memastikan bahwa SOP mereka tidak hanya sesuai dengan standar ISO tetapi juga efektif dalam mengelola operasional sehari-hari. Pelanggaran terhadap persyaratan ini dapat menyebabkan kegagalan dalam proses sertifikasi atau audit.
Melibatkan Tim yang Tepat dalam Penyusunan SOP
Penyusunan SOP yang sesuai dengan standar ISO membutuhkan kolaborasi dari berbagai pihak dalam organisasi. Setiap tim yang terlibat dalam operasional sehari-hari harus memberikan masukan untuk memastikan standar operasional perusahaan dapat berjalan
1. Libatkan Tim Operasional dan Manajemen
SOP yang sukses adalah yang mencerminkan alur kerja aktual di lapangan. Oleh karena itu, penting untuk melibatkan tim operasional yang terlibat langsung dalam kegiatan sehari-hari. Tim operasional akan memberikan masukan berharga tentang langkah-langkah yang tertera dalam SOP serta potensi kesulitan yang mungkin muncul selama implementasi.
Di sisi lain, manajemen harus memastikan bahwa standar operasional yang tersusun selaras dengan tujuan strategis perusahaan. Manajemen memainkan peran penting dalam meninjau dan menyetujui SOP yang tersusun, serta memastikan bahwa isinya sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
2. Konsultasikan dengan Ahli ISO atau Konsultan Eksternal
Untuk memastikan SOP yang benar-benar sesuai dengan standar ISO, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk berkonsultasi dengan ahli ISO atau konsultan eksternal. Konsultan memiliki pengalaman dan pengetahuan yang mendalam tentang persyaratan ISO, sehingga mereka dapat membantu perusahaan mengidentifikasi area yang mungkin terlewat dan memberikan solusi untuk masalah yang kompleks.
Melibatkan konsultan dalam penyusunan SOP juga memastikan bahwa standar yang tersusun dapat melewati audit sertifikasi dengan lancar. Konsultan dapat memberikan panduan tentang cara menyusun dokumentasi yang perlu dan memastikan bahwa SOP tersebut memenuhi persyaratan audit.
Studi Kasus: Implementasi Standar Operasional di Perusahaan Manufaktur
Beberapa tahun lalu, sebuah perusahaan manufaktur di Indonesia berusaha untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001 untuk manajemen mutu. Namun, mereka menghadapi tantangan besar dalam menyusun SOP yang sesuai dengan persyaratan ISO. Tim internal mereka tidak memiliki pengalaman dalam menyusun yang terdokumentasi secara detail dan sesuai dengan standar.
1. Identifikasi Masalah dan Libatkan Konsultan Eksternal
Perusahaan memutuskan untuk mempekerjakan konsultan eksternal yang memiliki spesialisasi dalam sertifikasi ISO 9001. Konsultan membantu perusahaan dalam melakukan audit awal terhadap proses operasional dan mengidentifikasi area di mana standar operasional diperlukan. Mereka juga memberikan pelatihan kepada tim internal tentang cara menyusun SOP yang sesuai dengan standar.
Tim operasional dan manajemen bekerja sama dengan konsultan untuk menyusun SOP yang mencakup semua langkah penting dalam proses produksi, mulai dari penerimaan bahan baku hingga pengiriman produk akhir. Konsultan memberikan masukan berharga tentang dokumentasi yang diperlukan dan memastikan bahwa setiap prosedur terdokumentasi dengan baik dan dapat diterapkan.
2. Implementasi dan Pengawasan SOP
Setelah selesai disusun, perusahaan mulai menerapkannya dalam operasional sehari-hari. Konsultan memberikan bimbingan dalam pelatihan karyawan untuk memastikan bahwa standar ini diikuti dengan benar. Tim internal juga ditugaskan untuk memantau dan mengevaluasi efektivitas operasional tersebut.
Dalam waktu enam bulan, perusahaan berhasil melewati audit sertifikasi ISO 9001 dengan hasil yang memuaskan. Berkat SOP yang jelas dan sesuai standar, mereka mampu meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas produk secara keseluruhan. Dengan sertifikasi ISO 9001, perusahaan meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mendapatkan akses ke pasar internasional.
Simak juga mengenai Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan dengan Sertifikasi ISO 27001 pada Perusahaan Farmasi
Membuat SOP yang sesuai dengan standar ISO memerlukan pemahaman mendalam tentang persyaratan standar, pelibatan tim yang tepat, dan sering kali bantuan dari konsultan eksternal.
Dengan memahami standar yang relevan, melibatkan tim operasional, dan menggunakan sumber daya ahli, perusahaan dapat memastikan bahwa SOP mereka tidak hanya sesuai dengan ISO tetapi juga membantu meningkatkan efisiensi dan kualitas.
Studi kasus yang disajikan menunjukkan bagaimana kolaborasi yang baik dapat membantu perusahaan mencapai sertifikasi ISO dan meningkatkan kinerja operasional. (ASA)
