Setiap perusahaan yang efektif membutuhkan struktur organisasi yang jelas dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang terdefinisi dengan baik. Job description dan SOP memainkan peran penting dalam mengatur bagaimana tugas harus sesuai peraturan dan memastikan tanggung jawab setiap individu dalam perusahaan terdistribusi dengan baik. Namun, muncul pertanyaan penting: siapa yang berhak untuk menyusun job description dan SOP di perusahaan?
Pihak yang bertanggung jawab dalam penyusunan ini perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang struktur organisasi dan kebutuhan operasional perusahaan. Penyusunan job description dan SOP harus berjalan oleh pihak yang memiliki wewenang, baik dari sisi manajemen maupun departemen terkait, agar sesuai dengan kebutuhan operasional dan tujuan strategis perusahaan. Jika berjalan tanpa perencanaan dan tanggung jawab yang jelas, hasilnya bisa mengganggu alur kerja dan produktivitas.
Tulisan ini akan menjabarkan siapa yang seharusnya terlibat dalam penyusunan job description dan SOP di perusahaan, serta bagaimana masing-masing pihak memainkan peran mereka dalam memastikan semua prosedur berjalan lancar.
Pihak yang Bertanggung Jawab dalam Penyusunan Job Description
Menyusun job description bukan hanya soal merumuskan tugas dan tanggung jawab. Proses ini melibatkan analisis mendalam terhadap peran yang berlaku untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, penyusunan job description ekseskusinya oleh pihak yang memahami kebutuhan strategis dan operasional perusahaan.
1. Manajemen Sumber Daya Manusia (HR)
Divisi HR adalah pihak yang bertanggung jawab utama dalam menyusun job description di perusahaan. HR memahami kebutuhan perusahaan dari sisi sumber daya manusia dan memiliki pengetahuan mendalam tentang berbagai peran yang ada dalam struktur organisasi. Mereka mengumpulkan informasi dari berbagai departemen untuk merumuskan deskripsi pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
HR juga memastikan bahwa job description dalam pembuatannya mengikuti standar industri dan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan melibatkan HR, perusahaan dapat memastikan bahwa deskripsi pekerjaan yang tersusun mencakup tanggung jawab, kualifikasi, dan wewenang yang sesuai.
2. Manajer Departemen Terkait
Manajer dari masing-masing departemen juga memainkan peran penting dalam penyusunan job description. Mereka memiliki pemahaman terbaik tentang peran yang harus terlaksana oleh karyawan di departemen mereka. Manajer bekerja sama dengan HR untuk memberikan informasi spesifik mengenai tanggung jawab pekerjaan dan keterampilan yang sesuai.
Kolaborasi antara manajer departemen dan HR memastikan bahwa tugas tersebut relevan dengan kebutuhan operasional dan mendukung efisiensi kerja di setiap lini perusahaan.
Pihak yang Bertanggung Jawab dalam Penyusunan SOP
SOP memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan konsisten dan efisien. Penyusunan SOP tidak bisa dilakukan sembarangan, melainkan harus melibatkan pihak yang memahami proses bisnis dan memiliki otoritas untuk memastikan implementasi yang tepat.
1. Tim Operasional atau Proses
SOP biasanya penyusunannya oleh tim operasional atau tim proses yang memahami secara mendalam alur kerja dalam perusahaan. Tim ini terdiri dari individu yang terlibat langsung dalam operasional sehari-hari dan memiliki pengetahuan tentang prosedur yang berlaku. Dengan demikian, SOP yang berjalan lebih praktis dan aplikatif, serta sesuai dengan kondisi lapangan.
Tim operasional bertanggung jawab untuk mendokumentasikan semua langkah yang perlu dalam menyelesaikan tugas, memastikan tidak ada langkah yang terlewat, dan menciptakan alur kerja yang jelas bagi seluruh karyawan. SOP yang tersusun oleh tim operasional biasanya lebih detail dan dapat langsung berjalan di lapangan.
2. Divisi Quality Assurance (QA)
Divisi QA memiliki peran penting dalam memastikan bahwa SOP yang dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. QA bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP tidak hanya sekadar prosedur, tetapi juga harus memenuhi standar kualitas yang diharapkan. Divisi ini melakukan audit terhadap SOP yang ada dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan jika ditemukan ketidaksesuaian atau potensi peningkatan efisiensi.
Dengan adanya peran QA, SOP yang diterapkan dalam perusahaan dapat berjalan dengan lebih konsisten dan terukur, sehingga membantu menjaga kualitas produk dan layanan yang dihasilkan oleh perusahaan.
3. Konsultan Eksternal
Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin memerlukan bantuan konsultan eksternal untuk menyusun SOP. Konsultan memiliki keahlian khusus dalam menganalisis dan merancang SOP yang sesuai dengan industri perusahaan. Mereka membawa perspektif eksternal yang dapat membantu perusahaan melihat celah atau kekurangan dalam proses internal yang mungkin tidak terlihat oleh tim internal.
Keterlibatan konsultan terutama bermanfaat ketika perusahaan berada dalam tahap transisi atau mengalami perubahan besar dalam operasi bisnis, seperti ekspansi atau implementasi sistem baru.
Konsultasikan penyusunan peraturan dan SOP perusahaan Anda di sini
Studi Kasus: Penyusunan SOP di Perusahaan Logistik
Beberapa tahun lalu, sebuah perusahaan logistik besar di Indonesia menghadapi masalah dalam menjaga konsistensi operasional di seluruh cabang. Setiap cabang memiliki cara yang berbeda dalam menangani barang, sehingga menyebabkan keterlambatan pengiriman dan ketidakpuasan pelanggan. Masalah ini berdampak pada reputasi perusahaan dan mulai mengancam kelangsungan bisnis.
CEO perusahaan memutuskan bahwa solusi terbaik adalah menerapkan SOP yang seragam untuk seluruh cabang. Mereka menunjuk tim operasional pusat untuk memimpin proses ini, bekerja sama dengan manajer cabang dan divisi QA. Setelah audit terhadap seluruh proses logistik di berbagai cabang, tim menyusun SOP yang mengatur mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman.
Namun, tim merasa mereka memerlukan pandangan eksternal untuk memastikan SOP tersebut efisien dan sesuai dengan standar terbaik di industri. Oleh karena itu, mereka mempekerjakan konsultan eksternal yang ahli dalam proses logistik. Konsultan tersebut membantu menyempurnakan SOP, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, dan memperkenalkan teknologi baru yang dapat mempercepat proses.
Simak juga mengenai Panduan Penyusunan SOP Sesuai Bidang Usaha
Dalam waktu enam bulan setelah SOP baru diterapkan, perusahaan melihat peningkatan signifikan dalam kecepatan pengiriman dan kepuasan pelanggan meningkat sebesar 30%. Berkat kolaborasi antara tim operasional, divisi QA, dan konsultan eksternal, perusahaan berhasil menyusun SOP yang efisien dan berkelanjutan.
Penyusunan job description dan SOP di perusahaan memerlukan kolaborasi berbagai pihak yang memiliki pemahaman mendalam tentang operasional dan strategi bisnis.
HR dan manajer departemen berperan penting dalam menyusun job description yang relevan, sementara tim operasional, divisi QA, dan konsultan eksternal memiliki peran kunci dalam pembuatan SOP. Studi kasus di atas menunjukkan bagaimana pendekatan yang kolaboratif dalam penyusunan SOP dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan hasil yang signifikan bagi perusahaan. (ASA)
