Standard Operating Procedures (SOP) merupakan sebuah prosedur standar yang menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan. Akibatnya, setiap tindakan operasional bisa berjalan secara seragam. Umumnya, sebelum diterapkan, SOP harus terlebih dulu disahkan oleh pejabat yang berwenang dalam perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda, tergantung dari keperluan masing-masing perusahaan. Namun, untuk membuat SOP yang efektif serta tepat sasaran, ada langkah langkah tepat untuk menyusun SOP, berikut tahapannya :
Membentuk Tim Pembuatan SOP
Untuk membuat SOP perusahaan, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk tim khusus. Umumnya, pembuatan SOP melibatkan SDM yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan, misalnya Manajer Pemasaran, Manajer Support, dan lain sebagainya. Bahkan, apabila diperlukan, Anda juga sebaiknya merekrut Jasa Konsultan HR untuk mendapatkan masukan yang tepat. Nah, setiap SDM yang terlibat harus memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi kerja mereka.
Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan efisien. Karenanya, untuk membuat SOP, Anda perlu terlebih dulu mempelajari proses bisnis yang berlaku di perusahaan. Amati proses bisnis tersebut sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses pengamatan ini, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya seperti pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut, durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses, sumber daya yang diperlukan, dan lain sebagainya.
Menyusun Alur Kerja atau Flow Chart
Sudah selesai mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis berlangsung? Kini saatnya Anda menggambarkannya dalam bentuk flow chart dan alur proses berupa narasi. Ingat, pembuatan flow chart dan narasi ini harus benar-benar sesuai dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses bisnis. Dalam pembuatan flow chart, Anda juga perlu menuliskan nama person in charge (PIC) dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.
Review Hasil Penyusunan Flow Chart
Jika flow chart dan narasi sudah selesai dibuat, kini Anda harus me-review-nya. Amati kembali seluruh bagannya, jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya, review dilakukan secara sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Biasanya, dari proses review ini, Anda bisa menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai. Setelah itu, hasil review masing-masing orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion(FGD). Jadi, setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow chart maupun narasi yang sudah tepat.
Simulasikan SOP
Sebelum diterapkan di perusahaan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin.
Evaluasi dan Perbaikan
Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu, lakukan uji coba kembali hinga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif untuk diterapkan.
Approval SOP
Setelah itu, Anda bisa meminta persetujuan dan ototisasi dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Idealnya, SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.
Sosialisasi SOP
Jika SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk melakukan hal ini. Beri tahu bahwa implementasi sudah siap dilakukan dan setiap SDM diharapkan untuk mematuhi SOP.
Setelah SOP resmi diimplementasikan, bukan berarti tugas Anda selesai. Dalam beberapa bulan ke depan, pemantauan berkala harus terus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, efektivitas yang kurang, dan lain sebagainya. Pastikan setiap karyawan mematuhi SOP yang telah dibuat.
Baca juga : Standar ISO yang Perlu Dimiliki oleh Sebuah Perusahaan
Demikianlah informasi mengenai Langkah Tepat Menyusun SOP untuk Perusahaan, semoga bermanfaat.
Jika butuh bantuan terkait dalam pembuatan SOP, tata laksana kegiatan perkantoran. Konsultasikan bersama dengan team profesional kami di Aturkantorku@gmail.com atau Hotline WA ke 0812-10005154.
Aturkantorku, Corporate Secretary Firm
