“Pekerjaan sekretaris ? Ah gampang..palingan cuma bikin surat, ngaturin perjalanan dinas boss sama beresin dokumen kan? Semua juga bisa lah…”
Benarkah semudah itu saja? Sebelum kita ketahui seberapa pentingnya peran Sekretaris, berikut definisi sekretaris dari beberapa ahli :
- Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis menulis, atau surat-menyurat, dan sebagainya
- Wursanto
Seseorang (pegawai) yang diberi tugas untuk dapat membantu pimpinannya (divisi,departemen, maupun perusahaan) dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail pimpinannya
- Hartiti Hendarto & Tulus
Orang yang membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran
- Webster New Dictionary of American Language College
A person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc, for organization or indivual
Seseorang yang dipekerjakan untuk menyimpan data/catatan, mengurus hal korespondensi dan tugas penulisan lainnya, untuk organisasi maupun individu
- H.W Fowler dan F.G Fowler
Orang yang bekerja dengan orang lain (dalam hal ini pimpinan) untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi, dan masalah lainnya
Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara dokumen-dokumen, terutama yang berurusan dengan perusahaan atau organisasinya
- M. Braum dan Roman
Seorang yang membantu pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang memiliki tujuan untuk meningkatkan efektivitas dari pimpinannya tersebut.
Setelah kita lihat beberapa pemahaman Sekretaris menurut beberapa sumber dan ahli, dapat kita simpulkan bahwa Sekretaris tidak hanya sekedar membuat surat atau membantu pimpinan saja, tetapi seorang sekretaris merupakan seseorang yang memiliki kualifikasi tugas dan tanggung jawab yang sangat tinggi dan krusial. Seorang sekretaris memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar terhadap pimpinannya dalam mengelola organisasi maupun perusahaan, mereka pun harus mampu mengurus pertemuan (appointment), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi.
Tidak hanya memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar saja, seorang Sekretaris yang professional semestinya memiliki beberapa kualifikasi yang perlu dimiliki seperti :
- Memahami seluk beluk kantor seperti budaya, struktur organisasi hingga nama yang ada dalam struktur , visi dan misi perusahaan dia bekerja, hingga alur hubungan kerja antar bagian.
- Selain bahasa Indonesia, seorang sekretaris harus menguasai bahasa asing, minimal Bahasa Inggris dengan baik dan benar
- Memiliki pengetahuan terhadap tugas – tugas yang membutuhkan keterampilan seperti korepondensi, mengetik dengan cepat dan akurat, penggunaan internet, pengoperasian mesin-mesin kantor, pelayanan tamu/klien dan lain-lain
- Memiliki ilmu pengetahuan khusus / spesialisasi yang relevan dengan aktivitas kantor
- Mampu menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, belajar maupun menyimak siaran media massa
Menjadi seorang sekretaris memang tidak mudah, tetapi merupakan bidang pekerjaan yang sangat menarik dan memberikan kesempatan bagi kita untuk menyerap banyak ilmu dan informasi. Bagi kita yang selalu ‘haus’ dengan hal dan informasi baru, menjadi seorang Sekretaris akan memberikan pengalaman dan pekerjaan yang sangat memberikan tantangan.
Tertantang mendalami pekerjaan sebagai Sekretaris? Dalami juga ilmunya dan jalani pekerjaannya. Itulah beberapa informasi yang bisa dibagikan bagi kamu para professional.
Jika butuh bantuan terkait dalam Sekretaris, tata laksana kegiatan perkantoran. Konsultasikan bersama dengan team profesional kami di Aturkantorku@gmail.com atau Hotline WA ke 0812-10005154.
Aturkantorku, Corporate Secretary Firm
