“Seorang Corporate Secretary (Sekretaris Perusahaan) bertugas memastikan seluruh tata kelola perusahan berjalan saling berintegrasi, memiliki tanggung jawab atas segala hal administratif perusahaan secara efisien, memastikan perusahaan patuh terhadap peraturan dan perundang-undangan, serta menerapkan keputusan yang dibuat oleh Dewan Direksi.”
Kompleksitas dan keunikan tugas seorang Sekretaris Perusahaan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan, dimana peran ini tidak hanya sebagai “asisten administrasi” saja, tetapi mampu menjadi “penasihat dewan” di suatu perusahaan, walaupun bukan termasuk dalam jajaran manajemen.
Seorang Sekretaris Perusahaan setidaknya memiliki 5 area tanggung jawab dalam suatu perusahaan, yaitu :
- Scheduling
Seorang sekretaris perusahaan menjadi orang yang akan dihubungi untuk setiap jadwal yang akan dan sedang berlangsung. Mereka bertanggung jawab terhadap setiap jadwal yang dimiliki para Direktur sehingga dapat berjalan baik, termasuk pengaturan transportasi, penginapan, lokasi, waktu dan apa saja yang diperlukan oleh para Direktur.
- Agendas
Setiap tahunnya biasanya ada kebutuhan bagi perusahaan terkait dokumen legalitas, maupun kebutuhan bisnis lainnya yang terkadang perlu dilakukan pembaruan atau perubahan. Seorang sekretaris perusahaan akan menyusun Agenda-agenda tersebut dengan mengkomunikasikannya dengan CEO,Dewan Direksi, HR, hingga divisi-divisi yang berkaitan.
- Presentations
Dalam suatu rapat maupun pertemuan internal dan eksternal, memiliki bahan/materi yang sudah tepat dan benar menjadi salah satu tanggung jawab sekretaris perusahaan. Setiap agenda, dokumen dan materi apakah telah sesuai ketentuan perusahaa , dengan melihat juga aspek regulasi dan legal yang berlaku.
- Executive Liaison
Peran seorang sekretaris perusahaan sebagai salah satu executive point person dimana bertugas memastikan keberlangsungan sebuah Good Corporate Governance dari suatu perusahaan. Mereka pun harus mampu meninjau kemungkinan adanya conflict of interest dan melaksanakan audit yang dibutuhkan oleh perusahaan
- Documenting the Meetings
Menjadi salah satu tanggung jawab dan tugas utama dari seorang sekretaris perusahaan yaitu membuat notulensi rapat / minutes of meetings(MoM). Mereka harus memiliki pemahaman yang kuat dan detail terhadap hal-hal yang perlu dicatatkan, dan seorang sekretaris perusahaan harus sensitive terhadap berbagai hal yang terjadi dalam rapat yang dapat menjadi notulensi / MoM.
Lalu, mengapa suatu perusahaan harus memiliki Sekretaris Perusahaan?
Dunia bisnis yang selalu dinamis menuntut setiap pengusaha dan perusahaan untuk dapat survive dalam menjalaninya. Agar dapat bersaing, perusahaan haruslah memiliki tata kelola perusahaan yang baik juga, atau biasa disebut good corporate governance.
Good corporate governance sendiri adalah suatu perangkat aturan, praktek dan proses pengendalian perusahaan yang melibatkan keterseimbangan para pemangku perusahaan (pemegang saham, manajemen, karyawan, konsumen, pemodal, pemerintah hingga masyarakat). Untuk menjaga dan memastikan bahwa penggunaan wewenang dan hubungan antar pemangku perusahaan tersebut berjalan dengan baik demi kepentingan perusahaan, diperlukan suatu bagian yang dipercaya sebagai fasilitator pengambilan keputusan dan saluran komunikasi.
Disinilah peran pentingnya memiliki seorang sekretaris perusahaan (corporate secretary), yang mampu memastikan berjalannya kepatuhan dan alur serta administrasi pengambilan keputusan didalam perusahaan , dan keberadaan sekretaris perusahaan memiliki peran sebagai kepanjangan fungsi dari Direksi dalam melakukan komunikasi antar pemangku kepentingan.
Hal-hal ini lah yang menjadikan Corporate Secretary memiliki peran strategis bagi suatu perusahaan, tugas yang menantang dan unik tetapi penting untuk mendapatkan suatu tata kelola perusahaan yang baik dan terus berkembang.
Setiap unit kerja memiliki peran penting, yang penting juga terbina komunikasi yang baik demi kelangsungan bisnis perusahaan. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.
Demikianlah informasi mengenai Corporate Secretary
Jika butuh bantuan terkait dalam jasa Corporate Secretary, tata laksana kegiatan perkantoran. Konsultasikan bersama dengan team profesional kami di Aturkantorku@gmail.com atau Hotline WA ke 0812-10005154.
Aturkantorku, Corporate Secretary Firm
