Seringkali dalam suatu perusahaan, kita mengadakan rapat , entah sebagai waktu untuk berkoordinasi dengan team internal maupun bersama klien atau rekan perusahaan. Agar segala yang telah dibicarakan dapat ditindaklanjuti, perlu adanya dokumentasi pencatatan yang dibutuhkan.
Inilah pentingnya pencatatan dibuat, atau biasa disebut dengan notulen. Notulen atau notula sendiri menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Catatan atau ringkasan ini dicatatkan dari awal hingga akhir rapat.
Dalam Notulen, penting untuk dicantumkan : siapa yang hadir dalam rapat hingga apapun yang menjadi pembahasan rapat, dari saat dimulai hingga selesai rapat. Isi catatan dari rapat itu sendiri tidak boleh menyimpang dari pokok pembicaraan.
Dianggap penting, lalu apa saja manfaat dari Notulen itu sendiri ?
- Menjadi sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir, sehingga walaupun tidak dapat menghadiri, peserta rapat tetap dapat mengetahui inti dan kesimpulan rapat yang telah dilaksanakan.
- Menjadi pengingat bagi peserta rapat, biasanya ketika diawal rapat akan dibacakan apa yang telah dibahas pada rapat sebelumnya. Hal ini bermanfaat agar peserta rapat dapat mengingat kembali sebelum membahas topik yang baru dan tidak mengulang hal yang sama.
- Pedoman untuk pengadaan rapat berikutnya agar tidak membahas hal yang sudah diputuskan di rapat sebelumnya. Apabila perlu perbaikan maupun tindak lanjut pembahasan rapat sebelumnya, notulen bisa dimanfaatkan oleh peserta rapat
- Sebagai dokumentasi kegiatan rapat supaya setiap peserta rapat dapat dengan mudah mencari informasi tentang pembahasan sesuatu hal dalam rapat di kemudian waktu.
- Dapat dimanfaatkan sebagai suatu parameter kelancaran pengadaan suatu rapat atau tidak, dapat dilihat dari apa saja yang tertulis dalam notulen, keputusan ,hasil dan kesimpulan apa saja yang didapat dari pelaksanaan rapat tersebut.
- Ketika penyelenggara rapat ingin melakukan pengajuan tertentu yang telah disepakati dalam rapat,misalkan pengajuan anggaran, maka dengan adanya notulen ini, dapat dijadikan salah satu alat atau bukti untuk melakukan pengajuan tersebut.
Dengan mengetahu manfaat dan pentingnya dari notulen, tentulah dibutuhkan seorang notulis yang memiliki keterampilan khusus, cekatan dan gesit dalam menangkap setiap pembahasan dalam rapat sejak awal hingga selesainya rapat.
Team dari JasaSekretaris tentunya memiliki pengalaman dan keterampilan yang dibutuhkan sebagai seorang notulis, karena menjadi notulis juga dibutuhkan pengalaman diberbagai kondisi rapat.
Silahkan langsung menghubungi JasaSekretaris di 081210005154
